Van ontvangstbevestiging tot afwijzing

De e-mails die je stuurt aan kandidaten tijdens het sollicitatieproces, dragen bij aan het gevoel dat je de sollicitant meegeeft en aan zijn ervaring met de organisatie. En een goede kandidaat-ervaring is heel belangrijk: ook als de procedure eindigt met een afwijzing. Wat kan je daar eenvoudig zelf aan doen?

Bedank-tekst op scherm

Wat wij bij Hireserve altijd aanraden aan onze klanten, is om direct na de sollicitatie een ‘bedanktekst’ op het scherm te tonen. Zo weet de sollicitant dat het formulier verzonden is en dat hij een mail ontvangt. Hij kan dan ook contact opnemen als hij de mail onverhoopt niet ontvangt.

sollicitatie-melding2

Download voorbeeldtekst

Ontvangstbevestiging per email

De mail die verstuurd wordt na binnenkomst van een sollicitatie, bevat idealiter meer informatie dan de bedanktekst op het scherm. Geef in de bevestigingsemail een korte uitleg over de sollicitatieprocedure en binnen hoeveel dagen de kandidaat een reactie kan verwachten. Het is belangrijk dat de kandidaat de mogelijkheid heeft om te reageren; een no-reply emailadres is vervelend en geeft geen welkom gevoel. Zorg ook voor een ondertekening met een persoonlijke naam, een emailadres en een telefoonnummer, zodat de kandidaat contact op kan nemen.

Download voorbeeld bevestigingsmail

Een goed gevoel meegeven aan de kandidaat

Ook uitnodigingen voor gesprekken, vragen om extra informatie en zeker afwijzingen, zijn medebepalend voor het gevoel dat je achterlaat bij een sollicitant. Geef bijvoorbeeld in een uitnodiging wat tips voor de voorbereiding van een gesprek en vermeld vast wanneer er terugkoppeling wordt gegeven. Een sollicitant afwijzen moet ook netjes en informatief: Geef in een afwijzingsbrief (meestal een email natuurlijk!) duidelijk uitleg waarom de kandidaat is afgewezen of geef de mogelijkheid om toelichting te vragen. Zeker als een kandidaat op gesprek geweest is, is het wel zo persoonlijk om de afwijzing telefonisch te doen. De afwijzing per mail, dient dan natuurlijk alleen nog ter bevestiging. Bedank de sollicitant altijd voor de moeite en wens hem of haar succes met het vinden van een nieuwe baan. Vergeet nooit dat de sollicitant van vandaag ook best een (toekomstige) klant kan zijn of iemand die over een tijd wel past bij je organisatie… Houd dat voor ogen bij het opstellen van je mails! We hebben hier een voorbeeldbrief afwijzing sollicitatie waar je zelf tussen de komma’s dan informatie bij kunt invullen. Via ons recruitmentsysteem stuur je snel en eenvoudig dit soort gepersonaliseerde afwijzingen.

Download voorbeeld afwijzingsemail

Hoe kan ons recruitmentsysteem hierbij helpen?

Gebruik je een recruitmentsysteem, dan gaat een deel van de correspondentie naar kandidaten automatisch. Dit klinkt onpersoonlijker dan het is. De organisatie bepaalt zelf uiteraard de inhoud van de mails die standaard gebruikt worden, alle mails worden gepersonaliseerd verstuurd en ze zijn aanpasbaar als er iets aan de inhoud veranderd moet worden. Een groot voordeel van onze recruitmentsoftware is dat je ook meerdere kandidaten tegelijk kunt mailen (bulkverwerking) en dat de mail verstuurd kan worden in de huisstijl van de organisatie. Als dan ook de inhoud nog netjes en informatief is, dan draagt dat zeker bij aan het beeld dat de kandidaat krijgt van jouw organisatie.

Over ons recruitmentsysteem