Chat with us, powered by LiveChat
« Naar blogoverzicht

Hireserve Blog

Het laatste nieuws & onze visie op online recruitment

GDPR voor recruitment: het einde van de Talent Pool?

G+ Blog

 

De GDPR is de nieuwe privacywetgeving die in 2018 is ingegaan. Belangrijk voor iedere organisatie en in het bijzonder voor de Talent Pools van recruiters. Met kandidaten die je ziet tijdens een evenement, tegenkomt op Facebook en LinkedIn of die zich aanmelden voor vacatures waarvoor ze helaas niet helemaal geschikt blijken. Handige data om op een later moment nog eens in te neuzen, maar dat is helaas niet meer toegestaan…

Hoe ga jij om met data van kandidaten, nu de nieuwe GDPR-wetgeving van kracht is?

Als je werkt zoals de meeste recruiters is er waarschijnlijk weinig veranderd. Voorheen gold ook al de Wet Bescherming Persoonsgegevens, maar daar werd nauwelijks op gecontroleerd en ook de kandidaten zelf wisten niet goed wat hun rechten waren. Met de nieuwe wet op de privacy lijkt dat veranderd, omdat er ook in de media regelmatig aandacht voor is.

De Talent Pool is een gangbare en effectieve methode om talent te verzamelen en bewaren. In feite is er sprake van verzamelde en bewaarde data, waardoor je daarmee moet voldoen aan de nieuwe wetgeving. Je moet toestemming vragen om de data te verzamelen, aangeven met welk doel je dat doet en de data zowel in- als overzichtelijk maken.

GDPR-wetgeving: denk aan je talent pool

De nieuwe GDPR-wetgeving geldt Europees en biedt vergaande mogelijkheden tot handhaving. Autoriteiten kunnen een boete opleggen ter hoogte van 4% van de omzet tot maximaal 20 miljoen euro per overtreding bij een schending van de rechten. Vraagt een kandidaat om inzage in de over hem of haar verzamelde gegevens en lukt het niet om die te geven? Of kun je de data niet volledig uit de systemen wissen? Het kan, voorlopig in theorie, leiden tot hoge boetes.

Let op: je bent als recruiter praktisch verantwoordelijk, maar het bedrijf is uiteindelijk aansprakelijk. Het is daarom belangrijk om de GDPR-wetgeving intern te bespreken en daar de juiste werkwijze voor te ontwikkelen.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de Nederlandse benaming voor de GDPR en staat de traditionele Talent Pool niet toe. Het was officieel al nooit toegestaan om klakkeloos data te verzamelen en te bewaren, maar de regelgeving is hiervoor een stuk strenger geworden. Bovendien zijn kandidaten beter op de hoogte van hun rechten, waardoor je hier als bedrijf voorzichtiger mee zal moeten omgaan. Een Talent Pool is een kandidatenbestand met veel data, waardoor het belangrijk is om daar goed mee om te gaan.

Oefening: waar zijn de gegevens gebleven?

Veel recruiters zijn zich niet goed bewust van alle data die ze verzamelen en waar die terechtkomt. Dat is ook niet zo vreemd, zo blijkt uit een oefening die je eenvoudig zelf kunt doen.

Oefening

Verzamel van de laatste 15 kandidaten die je verzamelde alle gegevens. En belangrijker nog, zoek uit waar die gegevens terecht zijn gekomen. Heb je ze wellicht met collega’s gedeeld, liggen de geprinte papieren op je bureau of heb je het digitaal op meerdere plaatsen opgeslagen? En wie heeft er toegang tot die gegevens? En wie heeft wellicht ook een uitdraai gemaakt om er elders mee aan de slag te gaan?

Je zal merken dat de data van kandidaten zich razendsnel verspreidt en dat je die maar moeilijk in- en overzichtelijk kunt maken. Terwijl dat wel belangrijk is om aan de nieuwe GDRP-wetgeving te voldoen.

Maak recruitment-data in- en overzichtelijk

De Talent Pool is enorm waardevol en dankzij technologische ontwikkelingen is data verzamelen en bewaren makkelijker dan ooit. Houd er ondertussen rekening mee dat de nieuwe privacywetgeving van kracht is geworden en dat kandidaten zich beter bewust worden van hun rechten als het gaat om persoonlijke data.

Bij Hireserve vragen we kandidaten altijd expliciet om toestemming om hun gegevens op te slaan. We gebruiken administratieve handelingen om fouten te voorkomen en bieden bovendien kansen om nieuwe contactmomenten te creëren. Bijvoorbeeld zodra je wilt vragen of je de data van een kandidaat nog wat langer mag gebruiken, zodat je een nieuwe vacature of andere waardevolle informatie onder de aandacht kunt brengen.

Benieuwd naar de manier waarop we bij Hireserve 100% GDPR-proof werken en hoe we jou daar mee kunnen helpen? Bel ons op telefoonnummer 010 820 29 10 of gebruik het online contactformulier.