« Naar blogoverzicht

Hireserve Blog

Het laatste nieuws & onze visie op online recruitment

ATS Chatbot: ‘een beetje eng maar heel leuk’:

G+ Blog


Het is 2020! En een beetje futuristisch klinkt dat wel, niet? Wat is een beter moment om de toekomst toe te laten en komend jaar een bot aan te nemen? Een bot die simpele vragen door websitebezoekers kan beantwoorden, het solliciteren makkelijker kan maken of die afspraken kan inplannen zodat jij niet steeds je agenda erbij hoeft te pakken.

We stellen je graag voor aan Ro, de bot die binnenkort komt solliciteren en wat ons betreft een uitstekende kandidaat is. Ook al is dat normaal gesproken niet aan ons. Een beetje eng dus, net als voor veel bedrijven die nog twijfelen of dit wel een goed idee is.

Mijn 3 kernkwaliteiten

“Leuk dat je met me in gesprek wil en benieuwd bent naar wat ik je te bieden heb,” vertelt Ro. Als je ‘m vraagt naar z’n belangrijkste kernkwaliteiten antwoordt hij: “Ik kan je op die manieren helpen beter met jouw kandidaten en klanten te communiceren. Zodat jij meer tijd overhoudt voor andere belangrijke taken.”

Wat hij daarmee bedoelt? We zetten z’n drie kernkwaliteiten op een rij:

  • Leuker solliciteren
    “Vergeet het traditionele sollicitatieformulier, daar zit toch niemand meer op te wachten?” begint Ro enthousiast. “Ik stel jouw kandidaten de vragen die belangrijk zijn, terwijl ik met ze in gesprek ben. Om de belangrijke informatie te achterhalen, waarbij ik zo goed mogelijk inspeel op wat me wordt verteld. Zodat de sollicitatie een stuk leuker wordt.”

Tip: een bot is uitstekend geschikt als leuker sollicitatieformulier, zowel online als via WhatsApp. Gebruik het kanaal van jouw voorkeur, om de informatie te verzamelen die je nodig hebt om een eerste keuze te maken.

  • Afspraken plannen
    “Geen zin om steeds je agenda erbij te pakken en afspraken te plannen met kandidaten? Dat kan ik je binnenkort uitstekend uit handen nemen.” Ro weet wanneer jij en anderen binnen de organisatie beschikbaar zijn en stelt data voor aan de kandidaten. Door rekening te houden met hun voorkeuren, op basis van een slim algoritme. Helemaal automatisch, zodat de afspraak vanzelf in je agenda verschijnt op een moment dat het jou en de kandidaat uitkomt.
  • Namen en telefoonnummers herkennen
    Stelt een kandidaat of een andere bezoeker eenvoudige vragen? Voorkom dat je zelf steeds informatie op moet zoeken. Ro: “Ik herken namen en telefoonnummers, zodat ik snel weet om wie het gaat. Vervolgens vind ik er alle gevraagde informatie bij, om jou het uitzoekwerk uit handen te nemen.”

Negatieve eigenschappen? ‘Kom ik op terug’

Net als bij iedere andere kandidaat wil je ook Ro natuurlijk nog even steviger aan de tand voelen. Zijn er ook negatieve eigenschappen waar je rekening mee moet houden?

Hoe goed je de bot ook programmeert, het is onmogelijk om er vanaf het begin voor te zorgen dat er op iedere vraag een antwoord volgt. Kandidaten stellen steeds nieuwe vragen of formuleren ze net even anders. En de situaties die zich voordoen ontwikkelen, waardoor het niet lukt om overal vooraf op in te spelen. Ro weet niet overal het antwoord op, dus het is belangrijk om de bot te blijven trainen.

Gelukkig is er geen man overboord, als het aan Ro ligt: “Soms weet ik het antwoord op een vraag niet. Uiteraard heb ik daar dan wel een antwoord op, omdat ik kan aangeven dat ik er later op terugkom. Zodat jij weet welke training ik nodig heb, om in het vervolg ook die vragen te kunnen beantwoorden.”

Sneller antwoord: de tijd is er rijp voor

Zoals je merkt hoeft een bot helemaal niet eng te zijn. En biedt het juist geweldige mogelijkheden om jouw kandidaten en anderen veel beter te woord te staan. Zodat ze sneller antwoord krijgen en jij niet te veel kwijt bent aan de Live Chat of andere kanalen binnen de klantenservice.

Let op: gebruik je een bot? Zorg ervoor dat anderen weten dat ze daarmee spreken. Gebruik geen bot terwijl het lijkt alsof er een medewerker aanwezig is, om misverstanden te voorkomen. Van Ro accepteren we dat de bot het soms niet weet en gaat uitzoeken, bijvoorbeeld als we woorden gebruiken die nog niet bekend zijn. Bij medewerkers leidt dat tot vreemde situaties, die afbreuk kunnen doen aan de professionaliteit die je uitstraalt.

Enthousiast over de mogelijkheden van een bot op jouw recruitment-website of binnen het recruitmentsysteem? We vertellen je graag meer. Via de Live Chat (bij ons met een echte medewerker!) of via de andere kanalen. Neem contact met ons op, we horen graag van je.